外国人から届いたメッセージの意味は分かった。
相手が何を聞いているのかも分かった。
でも、次に困るのが、
「外国語で、どう返せばいいんだろう？」
という問題です。
外国語が苦手だと、自分で英文を考えようとして手が止まってしまうことがあります。
そんなときは、最初から外国語で考える必要はありません。
まず日本語で、
「自分は相手に何を伝えたいのか」
を決めます。
そのあとChatGPTに外国語へ整えてもらいます。
この順番にすると、外国人への返信はかなり作りやすくなります。
最初から英語で考えなくていい
外国人へ返信するとき、
「英語で何と書けばいい？」
から考え始めると難しくなります。
外国語を作る前に、日本語で返信内容を決めます。
たとえばホテルから、
「到着予定時刻を教えてください」
というメッセージが届いたとします。
まず日本語で、
「午後5時ごろ到着する予定です。遅れる場合は連絡します。」
と考えます。
ここまでなら外国語ができなくても作れます。
この日本語をChatGPTに渡して、外国語へ整えてもらいます。
まず相手の質問を確認する
返信を作る前に、
相手が何を聞いているのか
を確認します。
長いメッセージならChatGPTに、
「このメッセージで、私が回答する必要があることを箇条書きにしてください。」
と聞きます。
たとえば、
- 到着時間
- 送迎が必要か
- 朝食を希望するか
と整理されたら、その3つについて日本語で答えを考えます。
いきなり返信文を作らせるより、抜けが少なくなります。
日本語で返信内容を作る
次に、自分が伝えたいことを日本語で書きます。
きれいな文章でなくても構いません。
たとえば、
「17時ごろ着く」
「送迎はいらない」
「朝食はお願いしたい」
これだけでも大丈夫です。
重要なのは、ChatGPTに内容そのものを決めてもらうのではなく、
自分が何を伝えるかを先に決めること。
AIは、その内容を外国語へ整える役目です。
ChatGPTに外国語へ整えてもらう
日本語ができたら、ChatGPTに頼みます。
たとえば、
「海外のホテルへ返信します。次の日本語を、丁寧で分かりやすい英語にしてください。」
その下に日本語を書きます。
相手との関係も簡単に伝えると、文章を作りやすくなります。
たとえば、
「友人へのWhatsAppです。」
「海外の取引先へのメールです。」
「外国人のお客様への返信です。」
などです。
同じ内容でも、相手によって適切な表現は変わります。
難しい外国語にしない
AIは、非常にきれいな外国語を作ることがあります。
しかし、必ずしも難しい文章が必要なわけではありません。
むしろ、自分でも確認しやすい文章の方が安心です。
ChatGPTに、
「簡単な英語にしてください。」
「短く分かりやすくしてください。」
「丁寧ですが、難しい表現は使わないでください。」
と伝えても構いません。
自分が扱える外国語にしてもらう。
これも大切な使い方です。
作った外国語を日本語に戻す
ここはTranslateJPで特におすすめしている手順です。
ChatGPTが外国語の返信文を作ったら、そのまま送信しません。
もう一度、
「この文章を日本語にしてください。」
と頼みます。
そして、
自分が最初に伝えたかった内容と同じか
を確認します。
たとえば、
自分の日本語
「午後5時ごろ到着する予定です。」
AIが作った英語
↓
その英語を再び日本語へ
「午後5時ごろ到着予定です。」
大きく意味が変わっていなければ確認しやすくなります。
勝手に内容が追加されていないか確認する
AIが文章を自然にしようとして、自分が言っていない内容を補う可能性もあります。
送信前に、
「私が入力した日本語にない情報が追加されていませんか？」
と確認する方法もあります。
特に、
金額。
日時。
約束。
予約。
数量。
条件。
などは注意します。
文章が自然かどうか以上に、
自分が伝えたい内容から変わっていないか
を見ることが重要です。
丁寧さもAIに調整してもらえる
外国語では、
「この言い方は失礼ではないだろうか？」
と心配になることがあります。
そんなときもAIを使えます。
「もう少し丁寧にしてください。」
「友人なので少し自然な会話調にしてください。」
「お客様への文章なので丁寧にしてください。」
などと頼みます。
自分で外国語の敬語表現をすべて覚えなくても、相手との関係をAIに伝えることで調整できます。
長い返信を無理に作らない
AIを使うと、簡単に長い外国語文章を作れます。
しかし、外国人とのやり取りでは、いつも長文が必要なわけではありません。
確認したいことが一つなら、一つだけ聞く。
回答が三つなら、三つに分ける。
必要以上に文章を長くしない。
特に外国語が苦手な人は、自分でも内容を確認できる長さにしておく方が扱いやすくなります。
重要な返信は原文も残す
予約、金額、取引、重要な約束などに関係する返信では、
相手から届いた原文。
自分が考えた日本語。
AIが作った外国語。
実際に送った文章。
これらを必要に応じて残しておくと、後から確認できます。
外国語が読めなくても、原文があれば再びAIに確認できます。
返信するときの基本手順
外国人への返信をChatGPTで作るときは、次の順番です。
① 相手の原文を確認する
② 相手が何を聞いているか整理する
③ 自分の回答を日本語で決める
④ ChatGPTに外国語へ整えてもらう
⑤ 外国語を日本語へ戻して確認する
⑥ 日付・金額・条件などを確認する
⑦ 送信する
この流れなら、外国語を一から自分で作る必要はありません。
AIに返信してもらうのではない
ChatGPTに、
「この人に返信して」
と全部任せることもできます。
でもTranslateJPでは、もう一段階、自分を間に入れることをおすすめしています。
何を伝えるかは自分で決める。
どう外国語にするかをAIに助けてもらう。
この違いは小さく見えますが、とても重要です。
AIが勝手に外国人と話すのではありません。
自分がAIという外国語の道具を使って、外国人と話す。
この状態を作ることが目的です。
関連記事
外国人とのメッセージにAIを使う全体の流れはこちらです。
- 届いた外国語をChatGPTで確認する方法はこちらです。
［外国人から届いたメッセージをChatGPTで確認する方法］
相手の意図まで確認したい方はこちらです。
翻訳したあとも原文を残しておく理由はこちらです。
AI翻訳で特に慎重に確認したい場面はこちらです。
AIで外国語に困らないために
外国語ができないから、外国人へ返信できない。
今は必ずしもそうではありません。
日本語で考え、AIに外国語を助けてもらい、自分で確認して送る。
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