外国語のメールが届くと、
「何と書いてあるのか分からない」
「返信したいけれど、外国語で文章を作れない」
「失礼な文章にならないか心配」
ということがあります。
海外のホテル。
海外のショップ。
仕事の取引先。
外国人のお客様。
相手が変わっても、基本的な対処方法は同じです。
ChatGPTなどのAIを使えば、
外国語メールを理解する。
日本語で返信内容を決める。
外国語のメールに整える。
内容を確認して送信する。
という流れを作れます。
外国語をすべて自分で書けるようになる必要はありません。
まずメールを全部翻訳する
外国語メールが届いたら、分からない単語を一つずつ調べるより、まず全体を確認します。
メール本文をAIに入力して、
「このメールを日本語にしてください。」
と頼みます。
ただし、翻訳だけで終わらせない方が便利です。
続けて、
「このメールの要点を箇条書きにしてください。」
「相手が私に回答してほしいことを抜き出してください。」
と頼みます。
これで、
何についてのメールなのか。
相手が何を求めているのか。
自分が何を答える必要があるのか。
を整理できます。
件名も確認する
外国語メールでは本文だけでなく、件名にも重要な情報が入っていることがあります。
予約番号。
注文番号。
問い合わせ内容。
商品名。
日付。
本文だけをAIに見せるより、必要であれば件名も一緒に確認します。
ただし、個人情報や機密情報が含まれている場合は、そのままAIへ入力せず、必要な部分だけを使います。
長いメールは「回答する項目」を抜き出す
長い外国語メールを全部理解しようとすると疲れます。
そんなときは、
「私が回答する必要がある質問だけ抜き出してください。」
とAIに頼みます。
たとえば、
① 到着日はいつか
② 何人で利用するのか
③ どのプランを希望するのか
という形に整理できれば、返信はかなり簡単になります。
外国語の長文を読むことより、
自分が何を答えればいいのかを把握する。
こちらを先に考えます。
返信は日本語で作る
相手の内容が分かったら返信を考えます。
ここでも最初から外国語を書く必要はありません。
たとえば、
「10月15日に到着します。」
「2名です。」
「朝食付きプランを希望します。」
と日本語で答えを作ります。
文章としてきれいにつながっていなくても構いません。
まず、
自分が相手に伝えたい事実を決める。
その後、AIにメールとして整えてもらいます。
「誰に送るメールか」をAIへ伝える
日本語を外国語へ変換するときは、相手を伝えます。
たとえば、
「海外のホテルへ送るメールです。」
「海外の取引先へ送るメールです。」
「外国人のお客様への返信メールです。」
と入力します。
さらに、
「丁寧で分かりやすい英語にしてください。」
「難しい表現を使わず、短めにしてください。」
と指定します。
これだけでも、単純に、
「英語に翻訳してください。」
と頼むより、用途に合った文章を作りやすくなります。
メールは件名もAIに作ってもらえる
返信ではなく、新しくメールを送る場合は件名にも迷います。
そんなときは、
「この内容に合う短い英語の件名も作ってください。」
と頼めます。
自分で外国語の件名を考える必要はありません。
ただし、AIが作った件名が何を意味しているかは、日本語でも確認しておきます。
長く立派な文章にしなくていい
AIにメールを書かせると、とても丁寧で長い文章になることがあります。
しかし、外国語が苦手な人にとっては、自分でも内容を確認できる文章の方が扱いやすくなります。
必要なら、
「意味を変えず、もう少し短くしてください。」
「簡単な英語にしてください。」
と頼みます。
重要なのは、外国語が上手に見えることではありません。
必要なことが正しく伝わることです。
送信前に日本語へ戻す
AIが外国語メールを作ったら、そのまま送信するのではなく、
「このメールを日本語に戻してください。」
と頼みます。
そして、
自分が伝えた内容になっているか。
余計な情報が追加されていないか。
意味が変わっていないか。
を確認します。
外国語を完全に読めなくても、日本語へ戻せば確認できます。
日付・時間・金額は別に確認する
特に注意したいのが、
日付。
時間。
人数。
金額。
数量。
予約番号。
商品番号。
住所。
などです。
文章全体が自然でも、一つ数字を間違えれば問題になります。
そのため、
「このメールに含まれている日付・時間・金額を一覧にしてください。」
とAIに確認させる方法もあります。
ただし、最終確認は必ず元のメールと照らします。
AIが正しいと決めつけないことが大切です。
断るメールにも使える
外国語メールで難しいのが、依頼を断る場面です。
参加できません。
購入しません。
その日は対応できません。
その条件では受けられません。
日本語なら言えても、外国語になると、
「失礼にならないだろうか」
と不安になります。
そんなときは、
「この依頼を断るメールです。丁寧ですが、曖昧にならない短い文章にしてください。」
と頼みます。
断る内容は自分で決める。
伝え方をAIに整えてもらう。
この役割分担なら使いやすくなります。
分からないことは確認メールを作る
相手のメールをAIで翻訳しても、意味がはっきりしない場合があります。
そのときは推測して返事をしません。
「〇〇という意味で合っていますか？」
「もう少し詳しく説明していただけますか？」
という確認メールをAIに作ってもらいます。
外国語が苦手でも、
分からないことを外国語で聞き返すことはできます。
過去のメールも必要なら使う
メールは前後のやり取りが重要な場合があります。
一通だけ見ると意味が分からなくても、前のメールを確認すると分かることがあります。
必要な範囲で、
「この前のやり取りも含めて、今回のメールの意味を整理してください。」
とAIに頼めます。
ただし、メール全体を無条件にAIへ渡すのではなく、個人情報や仕事上の機密情報には注意します。
AIへ入力する情報を選ぶ
メールにはLINEやWhatsApp以上に、重要な情報が含まれることがあります。
氏名。
会社名。
住所。
電話番号。
契約内容。
顧客情報。
予約番号。
支払い情報。
翻訳や返信作成に必要のない情報までAIへ入力する必要はありません。
必要に応じて、
「A社」
「担当者B」
「商品C」
などへ置き換えます。
AIを使うことと、情報を何でも渡すことは別です。
よく使うメールはテンプレートにする
同じような外国語メールを何度も送るなら、毎回ゼロから作る必要はありません。
問い合わせへの返信。
予約確認。
営業時間の案内。
商品の説明。
お礼。
日程確認。
一度AIで作り、自分でも内容を確認した文章を保存しておきます。
必要な部分だけ変更すれば、次回からかなり楽になります。
こうして、
自分専用の外国語メールの型
を少しずつ作っていきます。
外国語メールをAIで返信する基本手順
外国語メールが届いたら、
① 件名と本文を確認する
② AIで日本語にする
③ 相手が求めていることを整理する
④ 日本語で返信内容を決める
⑤ 相手と目的をAIへ伝える
⑥ 外国語メールを作ってもらう
⑦ 日本語へ戻して確認する
⑧ 日付・金額・条件を元のメールと照らす
⑨ 送信する
この順番を基本にします。
外国語メールも「自分で対応する」ためにAIを使う
AIがあるから、外国語メールを全部AI任せにする。
TranslateJPが考えているのは、そういう使い方ではありません。
AIで理解する。
自分で答えを決める。
AIに外国語を整えてもらう。
自分で確認して送る。
この流れを持つことです。
外国語が得意でなくても、AIを間に入れることで、海外の人と自分でメールをやり取りできる場面は増やせます。
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［TJP-007｜AI翻訳をそのまま信用してはいけない場面］
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