海外の人との連絡で、WhatsAppを使う機会があります。
海外の友人や知人。
旅行先のホテルや現地の人。
海外の取引相手。
外国人のお客様。
外国語が苦手だと、WhatsAppにメッセージが届くたびに、
「何と書いてあるんだろう」
「どう返信すればいいんだろう」
と止まってしまうことがあります。
そんなときは、WhatsAppとAIを組み合わせれば、自分で対応できる場面を増やせます。
基本は難しくありません。
届いた外国語をAIで確認する。
日本語で返信内容を考える。
AIで外国語にする。
確認してWhatsAppから送る。
この流れを覚えておけば、外国語をすべて自分で書く必要はありません。
WhatsAppの中だけで全部解決しようとしない
外国語のメッセージが届くと、すぐに返信しなければと思うかもしれません。
しかし、意味がよく分からないまま返す必要はありません。
まずメッセージの内容を確認します。
届いた文章をコピーしてChatGPTなどのAIへ入力し、
「このメッセージを日本語にしてください。」
と頼みます。
ただし、翻訳だけで終わらせない方が便利です。
たとえば、
「何を聞かれているのかも教えてください。」
「私が回答する必要があることを箇条書きにしてください。」
と追加します。
すると、単なる日本語訳より内容を把握しやすくなります。
長いメッセージは要点を整理する
WhatsAppでは、相手から長い文章が送られてくることもあります。
全部を一度に理解しようとすると大変です。
そんなときはAIに、
「このメッセージの要点を3つに整理してください。」
「私が返信する必要がある項目だけ抜き出してください。」
と頼みます。
たとえば相手が、
到着時間。
待ち合わせ場所。
料金。
持ち物。
について書いているなら、それぞれ分けて確認します。
翻訳することと、内容を整理することを分ける。
これだけでも外国語の長文は扱いやすくなります。
返信は先に日本語で考える
相手の内容が分かったら、次は返信です。
ここで、いきなり英語などの外国語を書こうとする必要はありません。
まず日本語で、
「午後3時に到着します。」
「その料金で大丈夫です。」
「場所が分からないので住所を教えてください。」
など、自分が伝えたいことを決めます。
文章になっていなくても構いません。
箇条書きでも十分です。
大切なのは、
何を伝えるかを自分で決めること。
外国語にする作業は、その後AIに手伝ってもらいます。
AIに「WhatsAppで送る」と伝える
返信を外国語にするときは、用途もAIに伝えます。
たとえば、
「外国人の友人へWhatsAppで送ります。短く自然な英語にしてください。」
「海外のホテル担当者へWhatsAppで送ります。丁寧で簡単な英語にしてください。」
と頼みます。
WhatsAppは短いやり取りが多いため、長いメールのような文章が必要とは限りません。
短く、分かりやすく。
自分でも確認しやすい文章にしてもらう方が使いやすくなります。
相手との関係も伝える
同じWhatsAppでも、誰に送るかによって文章は変わります。
友人。
ホテル。
仕事相手。
お客様。
初めて連絡する人。
AIに、
「友人です。」
「仕事相手です。」
「ホテルのスタッフです。」
と一言加えるだけでも、文章の調子を変えられます。
外国語だけをAIに渡すのではなく、
誰との会話なのかも伝える。
これが自然な返信を作るポイントです。
送る前に日本語へ戻す
AIが外国語の返信を作ったら、そのままWhatsAppへ貼り付ける前に確認します。
AIに、
「この文章を日本語に戻してください。」
と頼みます。
そして、
自分が言いたかった内容になっているか。
余計なことが追加されていないか。
日付や時間が正しいか。
金額や数量が正しいか。
確認します。
特に旅行、予約、買い物、仕事などでは、この確認を省かない方が安心です。
分からないことは無理に答えない
相手から質問された内容が分からない場合もあります。
そんなとき、AIに答えを推測させて返信する必要はありません。
分からなければ、
「その部分がよく分からないので、もう少し詳しく教えてください。」
という返信を作ればいいのです。
AIに、
「相手にもう少し詳しく説明してもらう短い文章を作ってください。」
と頼めます。
分からないときは確認する。
これは外国語でも日本語でも同じです。
音声メッセージは少し慎重に扱う
WhatsAppでは、文字だけでなく音声メッセージが届くこともあります。
音声を文字にできる環境があれば、文字起こしした内容をAIで整理できます。
ただし、聞き取りや文字起こしそのものが間違っている可能性もあります。
人名。
地名。
日時。
金額。
予約番号。
こうした重要な情報は、AIの結果だけで決めず、必要なら相手に文字で確認します。
たとえば、
「確認のため、時間を文字で送ってください。」
というメッセージをAIに作ってもらう方法もあります。
個人情報をそのままAIへ入れない
WhatsAppには個人的な情報が含まれることがあります。
氏名。
住所。
電話番号。
予約番号。
カード情報。
仕事上の機密情報。
AIへ内容を入力するとき、翻訳や返信作成に必要のない情報まで、そのまま入れる必要はありません。
不要な部分を削除したり、
「〇〇ホテル」
「取引先A」
などに置き換えたりして使います。
特に重要な情報を扱う場合は、利用しているAIサービスの設定や取り扱いも確認します。
怪しいメッセージには返信しない
WhatsAppには知らない相手からメッセージが届くこともあります。
AIで翻訳できたからといって、必ず返信する必要はありません。
突然のお金の話。
投資。
送金依頼。
不自然なURL。
本人確認情報の要求。
知らない相手からの仕事や取引の誘い。
こうした内容は慎重に扱います。
AIは文章の意味を整理する道具にはなりますが、
相手が信用できる人物かどうかを保証するものではありません。
よく使う返信は残しておく
WhatsAppで外国人と継続的にやり取りするなら、毎回ゼロからAIに頼む必要はありません。
よく使う文章を残しておきます。
たとえば、
「ありがとうございます。」
「確認して後ほど返信します。」
「到着時間は午後3時です。」
「もう少し詳しく教えてください。」
「その条件で大丈夫です。」
自分がよく使う場面の文章をAIで一度作り、確認して保存しておけば、次回から使いやすくなります。
こうして少しずつ、
自分専用の外国語対応の型
を作っていきます。
WhatsAppとAIを使う基本手順
外国語のWhatsAppが届いたら、
① メッセージをコピーする
② AIで日本語にする
③ 相手が何を求めているか確認する
④ 日本語で返信内容を決める
⑤ WhatsApp用の短い外国語にしてもらう
⑥ 日本語へ戻して確認する
⑦ 日時・金額・条件を確認する
⑧ WhatsAppから送信する
まずはこの流れだけ覚えておけば十分です。
WhatsAppが外国語でも、自分で対応できる
大切なのは、
WhatsAppの外国語をAIに全部任せることではありません。
相手の文章をAIで理解する。
自分で返信内容を決める。
AIに外国語を整えてもらう。
最後に自分で確認する。
この順番です。
外国語が得意でなくても、AIを間に入れることで、自分で外国人とやり取りできる場面は増やせます。
TranslateJPが目指しているのも、この状態です。
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［TJP-008｜外国人への返信をChatGPTで作る基本手順］
［TJP-010｜外国人に失礼にならない返信をAIで作るには］
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