外国人から長い英語のメールやメッセージが届くと、それだけで難しく感じることがあります。
翻訳して日本語にしてみた。
それでも文章が長く、
「結局、何を言っているんだろう」
「自分は何に答えればいいんだろう」
と分からなくなる。
そんなときは、最初から全部を理解しようとしなくて大丈夫です。
AIを使って、長い文章を小さく分けて整理するところから始めます。
長文は「翻訳」だけでは分かりにくい
短いメッセージなら、日本語に翻訳するだけでも内容を理解できることがあります。
しかし、長い文章では、
- あいさつ
- 状況説明
- 質問
- 相手の希望
- 日時や金額
- こちらへの依頼
など、いくつもの内容が一緒に書かれていることがあります。
全文を日本語に翻訳しても、文章が長いままなら、
「何が重要なのか」が分からない。
そこでAIには、翻訳だけでなく整理もしてもらいます。
まず「何についての文章か」を確認する
長い外国語メッセージをAIに入力したら、最初に全体を確認します。
たとえば、
「このメッセージは、何について書かれていますか？日本語で簡単に説明してください。」
と聞きます。
ここでは細かい翻訳より、
文章全体のテーマをつかむこと
が目的です。
「ホテル予約の変更について」
「商品の発送について」
「仕事の日程調整について」
など、まず全体像が分かれば、その後の文章も読みやすくなります。
次に重要な点だけを抜き出す
全体が分かったら、次は重要な内容を整理します。
AIに、
「このメッセージの重要な点を箇条書きにしてください。」
と頼みます。
たとえば、
- 予約日を変更したい
- 新しい希望日は10月15日
- 追加料金があるか確認したい
というように整理されれば、長い文章でも内容が見えやすくなります。
ポイントは、
長文を長文のまま理解しようとしないこと。
AIに小さく分けてもらいます。
「自分が答えること」を別にする
ここが特に大切です。
相手の文章を理解することと、自分が返信することは別です。
そこで、
「このメッセージの中で、私が回答する必要があることを箇条書きにしてください。」
と聞きます。
すると、
- 日程について回答する
- 料金について回答する
- 発送方法を確認する
など、次に自分がやることを整理できます。
長い外国語を前にして困っていた状態から、
「この3つに答えればいい」
という状態に変える。
これがAIを使う大きな利点です。
日付・金額・場所は別に確認する
長いメッセージの中には、重要な情報が埋もれていることがあります。
特に、
- 日付
- 時間
- 金額
- 数量
- 場所
- 予約条件
- 支払い条件
などは注意します。
AIに、
「この文章に出てくる日付、時間、金額、重要な条件を抜き出してください。」
と頼む方法もあります。
ただし、AIが抜き出した内容だけを見て終わりにせず、重要な数字は必ず原文でも確認します。
分からない部分だけ、もう一度聞く
全体を整理しても、一部分だけ意味が分からないことがあります。
その場合、全文を何度も翻訳する必要はありません。
分からない部分について、
「この部分をもっと簡単な日本語で説明してください。」
「この表現は、この会話ではどういう意味ですか？」
と追加で質問します。
AIは、一度答えて終わりではありません。
分からないところだけ、さらに聞ける。
これは通常の翻訳とは違う便利なところです。
AIに要約させるだけで終わらない
AIに長文を要約させると、とても読みやすくなります。
ただし、要約では細かな情報が省かれることがあります。
そのため、重要な内容では、
要約を見る
↓
重要事項を抜き出す
↓
必要な部分は原文でも確認する
という使い方をします。
特に契約、支払い、予約、医療、法律などに関係する内容は、AIの要約だけで判断しないようにします。
個人情報は必要な範囲だけ
長いメールをそのままAIへ入力すると、名前、住所、電話番号、予約番号などが含まれていることがあります。
内容を確認するために必要がなければ、
「Aさん」
「ホテル」
「取引先」
などに置き換える方法があります。
AIを使うときも、何を入力するかは自分で確認する習慣をつけておきます。
長文は「分解」すると怖くなくなる
長い英語を見ると、
「全部読まなければ」
と思ってしまいます。
しかし、AIを使うなら考え方を変えられます。
① 何についての文章か確認する
② 重要な点を箇条書きにする
③ 自分が答えることを抜き出す
④ 日付・金額・条件を確認する
⑤ 分からない部分だけ追加で聞く
この順番なら、外国語が得意でなくても長いメッセージを整理しやすくなります。
大切なのは、英語を一字一句読めることではありません。
自分に必要な情報を取り出して、次に何をすればいいか分かること。
TranslateJPが目指しているのは、その状態です。
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